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Procedura Whistleblowing C.E.G.

La procedura di whistleblowing è uno strumento che C.E.G. ha adottato a tutela dei propri dipendenti e di terze parti, grazie per poter inoltrare segnalazioni in modo riservato.

1. Premessa e quadro normativo

Nel 2023 diventano  efficaci le nuove procedure di whistleblowing introdotte con il D.Lgs. n. 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937 e amplia le tutele in caso di segnalazioni di illeciti, estendendo l’ambito applicativo soggettivo e le procedure per preservare i soggetti segnalanti da possibili ritorsioni.
Il fine fondamentale della disciplina è quello della garanzia dell’interesse pubblico, nello specifico curando la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
Il riferimento alle persone che segnalano violazioni operato dall’ art. 1 del D.Lgs. n. 24/2023, lascia intendere che se i destinatari fondamentali della protezione sono i lavoratori che intercettano le violazioni nell’ambito in cui operano, le tutele delle nuove norme sono riconosciute anche a qualsiasi persona fisica che, pur non essendo legata da un rapporto di lavoro, segnala l’illecito ed è comunque esposta al rischio di azioni ritorsive per effetto di tale informazione.

La C.E.G. ha implementato una Procedura al fine di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione.

L’identità del segnalante può essere rivelata, di regola, solo con il consenso del medesimo, salvo che ciò non sia necessario per garantire il diritto di difesa del segnalato ai sensi della legge applicabile.

La Procedura descrive nel seguito le modalità di segnalazione attinenti qualsiasi irregolarità e/o il verificarsi di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscono violazioni, anche solo sospette, dei principi sanciti nel Codice Etico, nonché violazioni di policy e regole aziendali ad esso riferibili, che possano tradursi in frodi o in un danno anche potenziale, nei confronti di colleghi, azionisti e parti interessate (stakeholders) o che costituiscano atti di natura lesiva o illecita degli interessi e della reputazione stessa di C.E.G.

Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente Normativa Privacy (per tale intendendosi il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), il D.Lgs. n. 196/2003, il D. Lgs. n.101/2018 nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento stesso.

2. Oggetto delle segnalazioni

I soggetti così come identificati nella Procedura, possono segnalare:

  • le violazioni, conclamate o sospette, delle prescrizioni contenute nel Codice Etico adottato dalla Società;
  • i fatti o i comportamenti che integrano o che, anche solo potenzialmente, possono integrare uno dei reati o dei comportamenti non adeguati previsti dal Codice Etico;
  • le condotte, i rischi ed i comportamenti non conformi alle leggi o alle procedure aziendali in vigore che possono in ogni caso cagionare a Selecta un danno economico o un pregiudizio di tipo reputazionale all’immagine aziendale.

Non sono ammesse segnalazioni di contenuto diverso da quelle previste nella procedura.

Le segnalazioni devono essere effettuate sempre in buona fede, essere fondate, risultare chiare e, quindi, basate su elementi precisi e concordanti.

A tal fine, si prevede che il segnalante debba:

  • indicare, nel caso, le proprie generalità, con indicazione della qualifica o posizione professionale;
  • procedere con una completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
  • indicare la data e il luogo ove si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • indicare il soggetto/i ritenuto/i responsabile/i della/e violazione/i, nonché eventuali altri soggetti coinvolti e/o che possono riferire sul fatto;
  • descrivere gli elementi che possano circoscrivere il fatto oggetto della segnalazione;
  • allegare tutti i relativi documenti a sostegno della segnalazione;
  • fornire tutti gli elementi utili alla ricostruzione del fatto e all’accertamento della fondatezza della segnalazione.

Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, purché recapitate tramite le modalità previste nella Procedura, devono essere prese in considerazione ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari e che siano tali da far emergere fatti o situazioni in relazione a contesti determinati.

3. I soggetti che possono effettuare le segnalazioni

I soggetti che possono effettuare le segnalazioni sono i seguenti:

  • i componenti degli Organi Sociali (Assemblea, Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale, ecc.);
  • il personale dipendente e i collaboratori, a diverso titolo, della Società;
  • i soggetti esterni della C.E.G. (come, ad esempio, i Fornitori, i Clienti e/o i Business Partners, gli Stakeholders).
4. Le modalità di inoltro delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere effettuate  tramite il portale appositamente predisposto 

https://ceg-energia.segnalazioni.net/

I canali di segnalazione sopra descritti, nel rispetto delle prescrizioni contenute dalla legge, tutelano la riservatezza del segnalante, garantendo a colui che intende palesare la propria identità di ricevere adeguata protezione e di essere esente da qualsiasi atto ritorsivo o discriminatorio, così come meglio disciplinato nei successivi paragrafi.

5. Il destinatario delle segnalazioni

Le segnalazioni di cui alla presente procedura sono ricevute dal Responsabile Segnalazioni della C.E.G. nella fattispecie dall’organo ODV nominato dalla C.E.G.(nel seguito anche solo il “Destinatario”)

Il Destinatario gestisce le segnalazioni nel rispetto dei principi di riservatezza e ne verifica la fondatezza secondo le modalità riportate nel seguito.

6. gestitone della segnalazione

Il Destinatario riceve le segnalazioni, le esamina e adotta tutte le iniziative ritenute necessarie al fine di accertare la fondatezza delle stesse.

Il Destinatario annota la segnalazione comunque ricevuta in un apposito registro delle segnalazioni (nel seguito anche solo il “Registro”), istituito ed accessibile solo al medesimo Destinatario.

Il Destinatario analizza i fatti riferiti e i documenti (eventualmente) ricevuti e, ove lo ritenga opportuno ai fini dell’accertamento della fondatezza stessa della segnalazione, può:

  • contattare il segnalante (se non è anonimo) e convocarlo per un colloquio personale e riservato al fine di fornire i chiarimenti o le integrazioni che dovessero essere ritenute opportune o necessarie;
  • convocare gli eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati;
  • effettuare qualsiasi ulteriore attività ritenuta opportuna ai fini dell’accertamento della segnalazione.

Nello svolgimento delle attività di accertamento, il Destinatario può coinvolgere altre funzioni della Società e, ove necessario, anche nominare consulenti esterni. I membri del gruppo di lavoro composto, coinvolti nell’esame della segnalazione, sono soggetti agli stessi vincoli di riservatezza e alle stesse responsabilità cui è sottoposto il Destinatario medesimo. Tutti i soggetti coinvolti devono astenersi dall’occuparsi della segnalazione nel caso in cui sia ravvisabile anche solo un potenziale conflitto d’interesse.

Il Destinatario redige e custodisce i verbali degli eventuali incontri relativi alle attività di accertamento.

Il Destinatario, al termine della fase di accertamento descritta, predispone una relazione sulle attività svolte e, in caso di segnalazione infondata, fornisce una tempestiva comunicazione al segnalante, procedendo alla chiusura del procedimento ed alla contestuale archiviazione della segnalazione, con relativa annotazione nel registro delle segnalazioni delle motivazioni che hanno portato alla sua archiviazione.

Contrariamente, nell’ipotesi in cui, a seguito degli accertamenti condotti, la segnalazione risultasse fondata, il Destinatario provvede a darne tempestiva comunicazione, se non coinvolti,  al direttore, al  Presidente della C.E.G. e poi al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale, proponendo  un piano di intervento che può comprendere, a seconda della fattispecie verificatasi, l’eventuale segnalazione all’Autorità Giudiziaria nonché la possibile adozione di provvedimenti sanzionatori nei confronti del segnalato o comunque dei soggetti risultati autori delle condotte illecite o delle violazioni segnalate.

Anche in questo caso, il destinatario riporta nel Registro l’esito dell’iter e l’eventuale irrogazione di provvedimenti sanzionatori nei confronti del segnalato oltre che l’eventuale apertura di procedimenti giudiziari.

Vi può, inoltre, essere il caso di una segnalazione che si riveli, all’esito delle verifiche, manifestamente infondata, effettuata probabilmente all’unico scopo di gettare discredito su uno o più soggetti o sulla stessa Società. Il Destinatario, in tal caso, d’intesa con il direttore ed il Presidente provvede ad attivare il procedimento di irrogazione di una sanzione nei confronti dell’autore della predetta segnalazione dimostratasi infondata, anche nel rispetto delle normative giuslavoristiche vigenti e del CCNL applicabile, nonché ad adottare tutti i provvedimenti ritenuti, di volta in volta, più opportuni, non esclusa qualora vi siano i presupposti, la possibile denuncia all’Autorità Giudiziaria competente.

All’esito di quanto descritto in precedenza, Il Destinatario promuove ogni iniziativa necessaria per l’eventuale adeguamento del Codice Etico e delle procedure aziendali rispetto alle violazioni verificatesi.

Ogni segnalazione che perviene al Destinatario è accessibile solo al Destinatario ed i relativi dati sono trattatati per il periodo di tempo strettamente necessario per la gestione della segnalazione. Il Destinatario è quindi ritenuto responsabile, in ogni fase del processo poc’anzi descritto, della custodia della documentazione pervenuta e dell’archiviazione della stessa con modalità che ne garantiscono l’integrità e la completezza.

In particolare, il trattamento dei dati del segnalante e del segnalato avviene nel rispetto della Normativa Privacy. I dati verranno conservati solo per il periodo strettamente necessario alla gestione della segnalazione e secondo questa specifica finalità.

7. salvaguardia del segnalante

Il Destinatario garantisce la massima riservatezza del segnalante, proteggendone l’identità.

Salvo, infatti, le ipotesi in cui non sia opponibile per legge la riservatezza, l’identità del segnalante non può essere rivelata a nessuno senza il consenso dell’interessato.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, il Destinatario e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza del segnalante e a garantire la massima discrezione in ordine alle informazioni ricevute, anche indirettamente, riguardo ai fatti segnalati.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori responsabilità previste dall’ordinamento.

8. Tutela del segnalante da atti ritorsivi o discriminatori

La C.E.G. non consente e non tollera in alcun modo minacce, ritorsioni o discriminazioni nei confronti di colui che, in buona fede, segnala condotte illecite o non conformi al Codice Etico ed alle policy aziendali ad esso riferibili.

Per misure ritorsive o discriminatorie, s’intendono, a titolo esemplificativo, le azioni disciplinari ingiustificate, i cambi di mansione o di sede immotivati, le molestie sul luogo di lavoro o qualsiasi tipo di mobbing collegato, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata, che abbia effetto sulle condizioni di lavoro del segnalante.

Il segnalante che ritiene di aver subito un atto ritorsivo o discriminatorio quale conseguenza della denuncia effettuata, può darne notizia al proprio superiore gerarchico affinché valuti l’opportunità di ripristinare la situazione e di rimediare agli effetti della discriminazione oltre alla sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della ritorsione o della discriminazione.

9. Responsabilità del segnalante

È responsabilità del segnalante, anche in forma anonima, effettuare segnalazioni in buona fede e in linea con quanto descritto dalla Procedura. Segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato non verranno prese in considerazione e, come anticipato, saranno passibili di sanzioni o di azioni avanti all’Autorità Giudiziaria competente.

10. Diritto del segnalato

Durante l’attività di verifica e di accertamento, i soggetti oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti in questa attività, ma in nessun caso verrà avviato nei loro riguardi un procedimento sanzionatorio in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa. Eventuali iniziative, come anticipato, potrebbero essere assunte a seguito di evidenze riscontrate e accertate a partire dalla segnalazione medesima.

11. Diffusione della procedura e formazione

La Procedura sarà comunicata, illustrata e diffusa, in ogni sua parte, a tutti i gli interessati, al personale (dipendenti e collaboratori), nonché a tutti quei soggetti terzi interessati al rispetto delle prescrizioni in essa contenute.

La formazione al personale avviene tramite  corsi pianificati.